Gestão do tempo: conheça 6 ferramentas para aumentar sua produtividade

Gestão do tempo não significa preencher cada minuto do dia. É entender o que precisa ser feito, definir prioridades e reservar espaço para realizar as atividades. Alguns métodos e ferramentas de gestão do tempo ajudam a organizar suas demandas e a diminuir a lista de tarefas pendentes.

Nesta matéria, separamos seis métodos de gestão do tempo e produtividade. Confira!

Os melhores métodos e ferramentas de gestão do tempo

1. GTD: como tirar as tarefas da cabeça

O Getting Things Done, conhecido como GTD, é uma metodologia que parte da ideia de registrar tudo o que exige atenção para que as tarefas não dependam apenas da memória.

Esse método é dividido em cinco etapas: capturar, clarificar, organizar, revisar e executar.

1. Capturar: A pessoa registra tarefas, ideias, compromissos e informações que precisam de atenção.
2. Clarificar: Cada item passa pela seguinte pergunta: existe alguma ação que pode ser tomada?
3. Organizar: Cada atividade a ser realizada vai para uma lista ou categoria que permita encontrá-la quando for necessário.
4. Revisar: As listas precisam ser consultadas e atualizadas.
5. Executar: A pessoa escolhe o que fazer e parte para a ação.

O ganho está em não precisar interromper a tarefa atual para resolver cada novo lembrete que aparece.

Leia mais: Como aplicar o método GTD para zerar a caixa de entrada do e-mail

2. Matriz de Eisenhower: como decidir o que vem primeiro

A Matriz de Eisenhower organiza as tarefas em quatro grupos a partir de duas perguntas, a atividade é importante? É urgente?

O resultado é uma matriz com quatro quadrantes:

	Urgente	Não urgente
Importante	Fazer	Planejar
Não importante	Delegar ou reduzir	Eliminar ou limitar

A diferença entre importância e urgência é o principal ponto do método. Uma tarefa urgente precisa de atenção por causa do prazo. Já uma tarefa importante está relacionada a um objetivo que precisa ser alcançado.

Por exemplo, a entrega de um trabalho que é para amanhã costuma ser importante e urgente, mas estudar para uma prova que acontecerá em três semanas pode ser importante, mas não urgente.

O cuidado está em não colocar tudo no quadrante “urgente e importante”. Se todas as tarefas recebem a mesma prioridade, a matriz deixa de ajudar na escolha.

Leia mais: Matriz de Eisenhower: o que é como utilizar?

3. 5W2H: como transformar uma tarefa em plano

O 5W2H funciona como uma estrutura para transformar uma ideia em um plano de ação. O nome vem de sete perguntas em inglês:

5W

• What — o que será feito?
• Why — por que será feito?
• Where — onde será feito?
• When — quando será feito?
• Who — quem fará?

2H

• How — como será feito?
• How much — quanto vai custar?

A técnica pode ser aplicada a um projeto profissional, uma atividade da faculdade ou uma meta pessoal.

Imagine que uma estudante precise organizar uma apresentação para um trabalho. Seu 5W2H pode ficar assim:

Pergunta	Resposta
What	Preparar apresentação sobre inteligência artificial
Why	Ser aprovado no trabalho final da disciplina
Where	Sala de aula
When	20 de setembro
Who	Grupo de quatro estudantes
How	Pesquisa, roteiro, slides e ensaio
How much	R$ 50 para impressão dos materiais

O resultado transforma “precisamos fazer a apresentação” em informações detalhadas de como o trabalho será executado.

4. Time blocking: reserve tempo para executar

O time blocking acrescenta uma etapa que costuma faltar nas listas de tarefas. Em vez de registrar apenas o que precisa ser feito, a pessoa reserva um período para fazer cada atividade. Essa lógica pode ser aplicada no Google Calendar ou em outra agenda digital.

Imagine que uma pessoa tenha quatro tarefas para terminar durante a manhã: revisar um relatório, responder e-mails, estudar para uma prova e preparar uma reunião.

Enquanto a lista acima indica o que precisa ser feito, um calendário com time blocking pode mostrar:

• 8h às 9h — Revisar relatório
• 9h às 9h30 — Responder e-mails
• 9h30 às 10h30 — Estudar
• 10h30 às 11h — Preparar reunião

O método também ajuda a visualizar quando a agenda já está cheia. Uma lista de tarefas pode conter dez atividades sem mostrar que não existe tempo suficiente para executar todas. Outra vantagem é que, bloqueando sua agenda, diminui a chance de outras pessoas marcarem compromissos para você.

5. Google Calendar: transforme a prioridade em agenda

O Google Calendar pode funcionar como o ponto de encontro dos métodos anteriores.

O GTD ajuda a organizar o que precisa de atenção. A Matriz de Eisenhower ajuda a definir prioridades. O 5W2H organiza projetos. O time blocking reserva tempo para execução. Por fim, o Google Calendar entra para registrar quando essas atividades serão realizadas.

A ferramenta permite criar tarefas com data e horário, adicionar prazo, descrição e lista de tarefas. As tarefas que têm data aparecem no calendário.

Além disso, a integração com o Google Tasks amplia esse sistema, ao permitir criar subtarefas, definir datas e horários e organizar tarefas em listas.

Você também pode usar cores para ajudar a identificar categorias, diferenciando tarefas que são relacionadas a trabalho, estudos, compromissos e vida pessoal. Com isso, você poderá bater o olho no calendário e entender como o tempo está distribuído.

6. Pomodoro: organize períodos de foco e pausa

A técnica Pomodoro divide o trabalho em períodos de concentração intercalados por pausas. O formato mais conhecido utiliza 25 minutos de trabalho e cinco minutos de intervalo, com uma pausa maior depois de alguns ciclos.

A pessoa também pode adaptar a duração ao tipo de tarefa. Um texto que exige concentração pode pedir um período maior. Uma atividade repetitiva pode funcionar com intervalos menores.

A técnica recebeu esse nome porque começou a ser aplicando utilizando os tradicionais timers de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano) para fazer o controle dos blocos. Entretanto, você pode usar qualquer cronômetro, como o relógio do celular, para monitorar o tempo de cada ciclo.

Como combinar as ferramentas de gestão do tempo em uma rotina?

Você pode escolher utilizar apenas um dos métodos acima para realizar suas tarefas, mas também pode combiná-los para organizar o seu dia a dia.

• O GTD captura tudo o que precisa de atenção.
• A Matriz de Eisenhower ajuda a definir o que merece prioridade.
• O 5W2H cria planos de ação mais detalhados.
• O time blocking serve para reservar horários para executar as tarefas.
• O Google Calendar concentra compromissos, tarefas e blocos de tempo.
• Já o Pomodoro determina os períodos de foco dentro desses blocos.

Além de organizar tudo o que precisa ser feito, as ferramentas de gestão do tempo têm outra vantagem, a de proteger os horários de descanso e lazer. Afinal, ter clareza do que precisa ser feito e quando será feito também permite identificar o tempo que você terá para desligar das tarefas e descansar.

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