A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta importantíssima para aprimorar a gestão eficaz do tempo e a priorização de tarefas, habilidades essenciais para qualquer profissional, especialmente em ambientes dinâmicos e exigentes. Também conhecida como a Matriz Urgente-Importante, ela foi popularizada por Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que enfrentou inúmeras decisões críticas durante sua carreira militar e política.
Hoje, o Na Prática entra a fundo na definição e funcionamento dessa técnica tão importante para um trabalho eficaz!
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um método que ajuda a categorizar tarefas com base na urgência e importância, permitindo priorizar as atividades de maneira eficiente. Ao entender como aplicar essa matriz, você pode melhorar significativamente sua produtividade e focar nos objetivos mais relevantes.
Ela é feita a partir de uma estrutura de quatro quadrantes, onde cada um oferece uma estratégia diferente para lidar com as tarefas, ajudando a gerenciar melhor o tempo e a energia.
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Quais são os quadrantes da Matriz de Eisenhower?
São quatro quadrantes separados do mais urgente e importante até o último nível, nem tão urgente nem tão urgente. Confira abaixo como usar cada um.
Quadrante 1: urgente e importante (Do First)
Este quadrante inclui tarefas que são urgentes e importantes. Elas não devem ser adiadas de forma alguma, ocasionando crises e perdas de oportunidades caso assim sejam. Quando começar a listar o que será incluído na matriz, tire primeiro aquelas mais urgentes, como uma emergência médica, uma prova ou uma entrega do trabalho que está se aproximando da data.
Quadrante 2: importante, mas não urgente (Schedule)
Tarefas neste quadrante são ideais para metas de longo prazo, sem prazos imediatos. Elas podem ser feitas mais tarde, sem prejudicar o andamento da sua rotina, mas também sem deixar de lado a influência no crescimento pessoal e profissional. Aqui, inclua a compra de um livro de estudos, ir a um evento, organizar o escritório e similares.
Quadrante 3: urgente, mas não importante (Delegate)
Essas tarefas são urgentes, mas não essenciais para você. Se você puder delegá-las a outros membros da equipe, vai deixar a sua rotina livre para se concentrar nas outras atividades mais importantes. Pense, por exemplo, em responder mensagens de e-mails que não são críticas, compras de materiais e outras tarefas operacionais.
Quadrante 4: nem urgente nem importante (Don’t Do)
O Quadrante 4 é o mais simples da Matriz de Eisenhower. O que não for urgente nem importante, deixe de lado para o futuro ou elimine da sua lista. Tarefas que não são urgentes nem importantes devem ser minimizadas ou eliminadas. Exemplos incluem o uso excessivo de redes sociais, compras por impulso ou as famosas ‘reuniões que poderiam ser um e-mail’.
Como usar a Matriz?
Agora que você sabe o que inserir em cada quadrante, já pode começar a usá-la da maneira correta. Preparamos um passo a passo para que você consiga colocar a matriz em prática:
Crie a Matriz
Desenhe um quadrado dividido em quatro partes, com os eixos rotulados como Urgente e Não Urgente (x) e Importante e Não Importante (y).
Classifique as tarefas
Coloque cada tarefa em um dos quadrantes com base em sua urgência e importância.
Priorize e aja
Complete as tarefas urgentes e importantes imediatamente. Em seguida, planeje as importantes, delegue as urgentes e elimine as desnecessárias.
Mantenha a disciplina
Evite distrações, planeje suas tarefas pela manhã e concentre-se em completar as mais importantes.
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