Saber se comunicar uma é habilidade importante em qualquer ambiente. E para que essa troca seja efetiva é essencial entender as funções da comunicação para que a mensagem seja recebida de acordo com o intuito desejado. Pensando nisso, o doutor especialista em gerenciamento e comportamento organizacional Stephen P. Robbins aponta quatro funções da comunicação dentro de um grupo ou organização, em seu livro Comportamento Organizacional.
Funções da comunicação
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#1 Controle
Robbins afirma que a comunicação pode ser utilizada como um método para controlar o comportamento dos membros do grupo, principalmente em organizações com hierarquias mais autoritárias e regras bem delimitadas. Quando algum colaborador precisa fazer alguma queixa ou reclamação a seu superior imediato ou comentar alguma política da empresa que esteja afetando seu trabalho, por exemplo, a comunicação entre ambos está desempenhando a função de controle.
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O especialista ressalta que mesmo a comunicação informal, como conversas casuais no trabalho, pode atuar como forma de controle de comportamento. No livro, ele dá o exemplo de quando os pares brincam ou chamam atenção de alguém com alta produtividade (e que por consequência faz os outros parecerem menos competentes, como ele define). Mesmo que a conversa seja informal, o grupo usa a comunicação para controlar o comportamento daquele que se destaca.
#2 Motivação
A segunda função da comunicação seria a de incentivar a motivação dos colaboradores, esclarecendo o que deve ser feito, o nível de qualidade do trabalho entregue e o que pode ser feito para melhorar o desempenho, caso ele seja menor do que o esperado. A formulação de metas específicas, troca de feedbacks durante o processo, assim como reforçar o comportamento desejado pelos colaboradores gera motivação e requer uma boa comunicação.
#3 Expressão emocional
Robbins aponta que, para muitas pessoas, seus grupos de trabalho são sua fonte principal de interação social e a comunicação que ocorre dentro desse grupo é um mecanismo fundamental para que seus membros expressem sentimentos, tanto de satisfação como de frustração. Portanto, a comunicação funciona como uma ferramenta de expressão emocional de sentimentos e de satisfação de necessidades sociais.
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#4 Informação
A função final da comunicação é o de facilitar o processo de tomada de decisões. Por meio da comunicação é fornecida a informação para que indivíduos e grupos possam se juntar, trocar dados e conhecimentos para identificar e avaliar opções alternativas. Bancos de dados e redes de conexões são boas formas de trabalhar essas capacidades e tomar decisões de qual a melhor medida a ser adotada.
Por fim, o especialista afirma que nenhuma das quatro funções deve ser vista como mais importante que as outras. Para que as empresas produzam e tragam resultados de forma efetiva, elas precisam manter algum tipo de controle sobre seus colaboradores, estimular membros da equipe a entregar resultados, promover espaços para a expressão emocional e tomar decisões. Ele finaliza ressaltando que quase todas as comunicações em grupo assumem uma ou mais dessas funções.
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