Dan Ariely é um economista comportamental da Duke University e autor de diversos bestsellers sobre seres humanos e racionalidade, incluindo Previsivelmente Irracional.
Em uma conversa com Eric Barker, do blog Barking Up the Wrong Tree, Ariely falou sobre um tema que tem tudo a ver com a tomada consciente de decisões: eficiência.
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4 dicas para ser mais eficiente no dia a dia
1. Controle seu ambiente
“O mundo não está agindo em prol de nosso benefício a longo prazo”, começou Ariely. “Imagine que você está andando pela rua e todas as lojas estão tentando pegar seu dinheiro agora. Seu bolso tem um telefone e todos os apps querem sua atenção agora. A maioria das entidades em nossas vidas realmente quer que a gente cometa erros para favorecê-la. Então o mundo está deixando as coisas muito, muito difíceis.”
Para contrabalancear esse cenário, em que sua distração é a moeda dos outros, ele sugere que você controle ativamente seu ambiente. Diminua as distrações ao máximo e busque lugares em que você tenha privacidade, controle sobre seus arredores e esteja livres de interrupções a toda hora.
Isso não significa que você precisa trabalhar em um bunker. Mas pode investir em fones que bloqueiam sons externos e criar um sistema para avisar seus colegas que interrupções em certos horários só devem ser urgentes, por exemplo.
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Na TED Talk acima, Dan Ariely fala sobre autocontrole e objetivos de curto e longo prazo
2. Anote o que você precisa fazer
Quem nunca fechou a porta de casa e lembrou de algo que precisava fazer há três horas? As distrações do dia a dia facilitam o esquecimento e, para aumentar sua eficiência rotineira, Ariely sugere um ato simples: anote o que você precisa fazer.
Anote em um papel, um post-it, um calendário online, uma planilha de Excel – tudo vale. Isso aumenta bastante sua capacidade de realização, já que bater o olho basta para que você lembre o que deveria fazer.
Isso não serve apenas para o trabalho: você também pode marcar as coisas que te trazem felicidade e energia, seja uma volta pelo quarteirão, um intervalo maior para um café ou uma ida ao cinema. Isso garante um tempo para que elas realmente sejam feitas.
Como organizar suas tarefas e atingir seus objetivos
3. Proteja seu horário de maior produtividade
Cada um é cada um, mas Ariely descobriu que boa parte das pessoas tem cerca de 2 horas e meia de ápice de produtividade – e isso acontece pela manhã, cerca de uma hora depois de acordar.
Este é o momento para atacar os maiores e mais difíceis projetos, mas no dia a dia de trabalho costuma ser aquele “aquecimento online”: ver e-mails e notificações do Facebook.
Este tempo precisa ser guardado para tarefas importantes. Proteja-o.
Para facilitar, já que será quase um reflexo checar seus e-mails logo cedo, prepare seu trabalho matinal rapidamente na noite anterior. Anote o que precisa ser feito e deixe os materiais prontos. Assim, não terá desculpas para abrir o inbox e “lembrar” do que se trata.
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4. Saiba quais são os maiores gargalos de produtividade
Em sua pesquisa, Ariely destaca quais são as 4 coisas que mais gastam tempo:
Reuniões
Como evitar perder todo seu tempo com elas? Bloqueie horários em sua agenda especificamente para trabalhar sem interrupções. Se alguém for tentar marcar algo, vai ter que ser depois.
Checar e-mails
Checar e-mails o tempo todo é praticamente um reflexo e tem um custo cognitivo. Se você precisa dar uma parada no trabalho e respirar, faça justamente isso. Alongue-se, pegue um copo de água, fecha os olhos e respire profundamente. Na volta, terá mais foco para continuar.
Para facilitar seu dia a dia, marque horários para checar seu inbox. Pode ser de três em três horas, no começo e no fim do dia, como quiser – mas mantenha-se atento.
Multitasking
O mito do multitasking está sendo desconstruído todos os dias. Ele diminui a produtividade e tem um alto custo cognitivo. Evite-o e prefira o foco.
“Procrastinação estruturada”
Concluir coisas pequenas e riscá-las da sua lista de tarefas é legal, mas pode também ser um jeito de empurrar para frente as coisas mais difíceis ou que você não quer fazer.
Organize-se para enfrentá-las de vez, mesmo que não consiga terminá-las em um dia ou uma semana. Na prática, isso significa que sua lista de afazeres não pode ter apenas “ligar para Maria”, mas também “concluir o módulo 1 do meu curso online”.
Um dia a dia mais estruturado fortalece a atenção a prazos e a habilidade de focar em uma dada tarefa. Ao se organizar, você naturalmente se tornará mais produtivo e eficaz. Afinal, nunca é questão de tempo. É questão de prioridade.
Esta matéria foi originalmente publicada no blog da Udacity.
