Quantas vezes você mandou um e-mail e se sentiu completamente ignorado? Acredite, pode não ser pura maldade do destinatário. Profissionais que recebem centenas (e isso não é uma hipérbole) de e-mails por dia são naturalmente seletivos na hora de ler as mensagens. Se o conteúdo não é claro ou não parece ter alguma relevância, corre o risco de ficar para trás.
Mas existem formas de tornar a sua comunicação mais eficiente.
Chris Fralic, sócio da empresa de venture capital First Round Capital, com sede em Nova York, reuniu algumas dicas em um artigo para a revista Forbes. Vale a pena manter os conselhos dele em mente.
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Como mandar e-mails (e receber respostas)
1. Torne a mensagem fácil de ler
Aquela regra do “menos é mais” faz todo o sentido aqui. Use poucas frases. Deixe em negrito o que você está pedindo, para facilitar a compreensão. E para deixar o texto mais limpo e poupar espaço, coloque links nas palavras em vez de colá-los no corpo do e-mail.
Além disso, cuidado na hora de copiar e colar conteúdos: usar múltiplas fontes e cores no mesmo lugar faz o escritor parecer preguiçoso. Por fim, prefira assinaturas mais leves.
2. Torne a mensagem fácil de ser encaminhada
Segundo Fralic, a mensagem deve ter assunto e parágrafo de abertura personalizados e relevantes, com um pedido de ação claro e que pode ser encaminhado facilmente.
Pare para imaginar: o seu destinatário consegue resolver aquilo do celular mesmo ou precisa chegar à mesa do trabalho e elaborar uma resposta mais complexa? As chances de sucesso serão sempre maiores na primeira opção.
3. Personalize
“Faça uma pequena pesquisa sobre o destinatário, e escreva um e-mail que tenha a sua voz”, diz Fralic. “Estou falando de uma frase ou duas logo no começo, que mostrem que você fez pelo menos uma pesquisa no Google, além de uma ou duas frases com o porquê da importância daquele e-mail para o destinatário.”
4. Mande para uma só pessoa
Segundo o executivo, “se você envia um e-mail para todo mundo, não o enviou para ninguém” — principalmente se estamos falando de empresas de venture capital, que geralmente têm de lidar com muitas mensagens. Todos podem presumir que outra pessoa vai lidar com aquilo e, no fim, ninguém te ajuda. É melhor enviar o e-mail para uma única pessoa e só copiar os outros se necessário.
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5. Saiba que o follow up tem limites
Se você enviou um e-mail, mas foi ignorado, deve reenviá-lo todos os dias seguintes durante uma semana? Por favor, não. “Acho que a melhor abordagem é fazer esse follow uma vez (geralmente) ou, no máximo, duas vezes (às vezes) em um período de tempo razoável (de alguns dias a algumas semanas).”
Segundo Fralic, uma maneira mais elegante de fazê-lo pode ser expressar o motivo pelo qual está reenviando a mensagem. Exemplo: “o prazo é na segunda-feira e eu queria ter certeza de que você viu isso” ou “só para ter certeza que não ficou preso na sua caixa de spam”.
Existe ainda uma estratégia mais avançada de conseguir a resposta, mas Fralic diz que a usa muito pontualmente. Trata-se de presumir que o destinário negou seu pedido na hora de fazer o follow.
Exemplo: escreva “suponho que não tenha interesse já que não houve resposta, mas queria apenas ter certeza…”. As pessoas não gostam de sentir que estão perdendo uma oportunidade.
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Artigo originalmente publicado pela Época Negócios
