Assunto que interessa a maior parte dos profissionais – como ser mais produtivo – foi o foco de uma matéria da revista americana Times. Para as perspectivas mais embasadas sobre o assunto, consultaram três especialistas em produtividade.
De início, uma consideração inusitada: de acordo com as especialistas, uma das principais questões a se tratar é a forma com que se interpreta o sentido do tempo.
“O tempo não é intangível; é concreto e mensurável ”, destaca Julie Morgenstern, consultora de organização e produtividade. “Você pode comparar [organizar o tempo] a organizar um armário. Há uma quantidade limitada de espaço que muitas vezes é abarrotada com muita coisa.”
Então, como ser mais produtivo? Menos é mais!
Para os especialistas, o objetivo das pessoas não deveria ser realizar cada coisa que está na lista. Em vez disso, o ideal é fazer mínimo de tarefas para criar o maior impacto em relação às metas estabelecidas.
Na realidade, a maioria tem uma ideia errada do que é eficiência. “A produtividade não é sobre quantas coisas você fez na sua lista ou quantas horas trabalhou”, diz Laura Stack, palestrante sobre produtividade, além de fundadora e CEO da Leadership USA, especializada em formação para líderes.
“Produtividade é sobre os resultados que você conseguiu no tempo que você gastou.”
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#1 Categorize suas responsabilidades
Os especialistas dizem que organizar responsabilidades de maneira de fácil visualização e monitoramento pode torná-lo mais produtivo. Morgenstern sugere organizar tarefas fazendo categorias para tirar de vista as que não são urgentes ou importantes.
Laura Vanderkam, autora de Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done, considera que você pode ampliar essas categorias. “Pense na próxima semana e faça uma pequena lista de prioridades de três categorias: carreira, relacionamentos, pessoal. Fazer essa lista em categorias te ajuda a lembrar de colocar algo em todas as três ”, explica ela.
#2 Relacione o “fazer” ao “quando”
Vanderkam destaca que a incerteza em relação ao que fazer é um dos principais motivos de perda de tempo. “As pessoas não pensam sobre o que devem fazer com o tempo, e assim elas simplesmente reagem ao que quer que surja. Você pode fazer muito mais em menos horas se pensar um pouco no planejamento de sua programação.”
Ok, mas como ser mais produtivo programando? Stack indica estudar as próprias necessidades de trabalho, filtrar e priorizar as tarefas na sua lista, diminuir a influência do que gasta seu tempo e só se dedicar ao que realmente importa. Ela acrescenta que você deve designar horários específicos para tarefas, dizer não quando for apropriado e tomar decisões com rapidez.
E todas as suas tarefas devem ser incorporadas ao seu cronograma, em vez de serem apensa anotadas em uma lista. “Um ‘fazer’ não conectado a um ‘quando’ raramente é feito”, conclui a especialista.
#3 Pratique a “perfeição seletiva”
Morgenstern afirma que é preciso erradicar a noção de “perfeição geral”. Em vez disso, as pessoas devem ser mais seletivas sobre quais tarefas desejam refinar mais e passar a maior parte do tempo se esforçando para tanto.
Para isso, sugere uma técnica que chama de “Max, mod e mín” (Max, Mod, Min). Antes de começar uma atividade, escreve o máximo que pode fazer pela tarefa, o mínimo e o moderado – uma combinação do máximo com o mínimo.
“A ideia é identificar concretamente quanto tempo cada nível de performance vai levar. Também vai [ajudar a] desenhar o plano subconsciente do que você estava pensando em fazer para realizar a tarefa ”, diz ela. “Então você escolhe o nível que é apropriado para tal tarefa em tal momento em comparação a tudo o que ‘está no seu prato’.” Isso ajuda a definir quanto tempo e esforço será, de fato, preciso.
Crie um planejamento de tarefas e desenvolva foco para alcançar mais resultados durante o dia!
#4 Gerencie sua capacidade (e tempo)
Stack enfatiza a importância de se concentrar – determine qual tarefa é a mais importante a ser executada naquele dia e trabalhe em ordem de prioridade – do principal para baixo.
Ela também sugere avaliar realisticamente o que você pode fisicamente e mentalmente assumir. “Concentre-se nos fatores físicos que afetam sua energia”, diz ela. “Administre o sono, dieta, exercícios e sua própria felicidade.”
E se você está achando que algo está levando mais tempo do que deveria, em vez de dobrar as tarefas, Vanderkam aconselha rastrear quanto tempo leva para concluir cada tarefa por uma semana. Dessa forma, você pode ver onde seu tempo está sendo gasto mais e ajustar de acordo para criar espaço para as coisas que são mais importantes.
