Priorizar é uma capacidade que ajuda na administração das atividades do dia a dia. Embora ela seja importante em qualquer fase da vida, há momentos em que é indispensável. É o que percebeu a investidora e conselheira de startups Fran Hauser, quando teve um filho. Com tantos afazeres, ela sentia-se encurralada. Foi aí que criou uma tabela de priorização, que até hoje a ajuda a focar em seus principais objetivos (o que é mais difícil de fazer do que parece). Ela explicou todo o processo no site Fast Company.
“Eu estava a algumas semanas de licença maternidade quando soube que minha empresa havia nomeado um novo CEO”, conta ela. Por medo de perder a chance de se conectar com o líder o quanto antes, ela interrompeu sua licença e voltou ao trabalho. O resultado de tantas responsabilidades acumuladas foi que Fran começou a trabalhar no que ela chama de “modo transacional”. Basicamente, passou a gastar toda sua energia em tirar tarefas pequenas da sua lista – o que fez com que as maiores (e mais importantes) escapassem.
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Ao conversar com um mentor, ouviu que deveria “escolher as coisas que realmente importavam” para ela. Foi então que Fran entendeu que não estava conseguindo impor limites para si mesma e decidiu agir para não retomar ciclos passados de frustração e ansiedade, marcas de dias “agitados, porém improdutivos”.
“Eu precisava analisar objetiva e honestamente onde eu queria focar meu tempo e energia. Depois que descobrisse, poderia planejar um plano para diminuir os compromissos que não correspondiam às minhas prioridades.”
Como funciona a tabela de priorização
A tabela de priorização surgiu a partir do primeiro passo da reforma de produtividade de Fran: determinar os “não negociáveis” em todas as áreas de sua vida. Na prática, a tabela da investidora é bem simples e funciona com base em duas linhas, uma vertical e uma horizontal.
Em cada um dos quatro quadrados que se formam com os dois traços, escreva as áreas mais importantes para você. Fran, por exemplo, escreveu “Eu”, “Amigos/Família”, “Carreira” e “Mundo”.
Abaixo de título, listou suas maiores prioridades em cada campo. Aqui o cuidado é limitar o número de itens – afinal, é uma tabela de priorização. Fazendo isso, Fran sabia que seria forçada a dizer não a algumas tarefas, mas faz parte do exercício.
O objetivo da tabela da investidora era fazer com que suas próprias prioridades ocupassem a maior parte do seu tempo (idealmente, em torno de 80%). Assim, ela só se dedica às tarefas administrativas no restante das horas (20% delas).
Outros passos para priorizar
Além de ter adotado a tabela de priorização, Fran tomou outras duas medidas. Ela ajustou seu calendário e listas de tarefas de acordo com suas prioridades listadas. “Comecei a mudar minha agenda e meus compromissos dizendo não e delegando alguns dos pedidos que não me levariam em direção às minhas metas”, explica.
Ela também começou a checar suas prioridades com frequência, para ajustar o que fosse necessário ao longo do tempo.
“Eu faço um check-in a cada duas semanas para ter certeza de que meu calendário está mapeando minhas prioridade. E a cada três meses, também revisito completamente minha tabela para determinar se preciso mudar alguma prioridade.”
O objetivo, explica Fran, é permitir que suas prioridades mudem sem deixar que elas se acumulem interminavelmente. Lembre-se: “se tudo é uma prioridade, nada é”.
