Famosa fórmula criada em 1906 por um economista italiano, o princípio de Pareto (ou “regra 80/20”) estipula que, em diversas áreas, 80% dos resultados dependem de apenas 20% das causas. Visto que para determinar o que consiste nos 20% é preciso priorizar, a regra pode ser aplicada quando se trata de tarefas cotidianas, afetando positivamente a produtividade.
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O nome da lei vem do economista italiano Vilfredo Pareto, que percebeu a relação 80/20 enquanto estudava a distribuição desigual de renda em seu país. Na época, Pareto observou que 20% das pessoas possuíam cerca de 80% da riqueza total.
Posteriormente, o consultor de negócios Joseph Juran, reconhecido por seu trabalho acerca da “gestão da qualidade”, nomeou o conceito em homenagem ao economista italiano e expandiu-o para a esfera organizacional. Segundo Juran, 20% dos defeitos são responsáveis por 80% dos problemas.
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Desde então, o princípio de Pareto vem sendo aplicado em muitas esferas. Por exemplo, em 2002, a Microsoft comprovou a constatação de Juran: a gigante descobriu que 80% dos erros e falhas no Windows e Office eram consequência de apenas 20% dos defeitos, nos quais realmente precisava focar os esforços de melhorias.
Princípio de Pareto aplicado à produtividade
Com base na regra 80/20, apenas 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. O que isso significa é que 20% de empenho tem potencial de causar 80% dos efeitos. A partir desta constatação, o ideal é que o esforço seja concentrado nas poucas ações que vão, efetivamente, gerar resultados significativos.
Analisando a lista de tarefas, é provável que se identifique facilmente quais são as pertencentes ao grupo de 20%. As outras, por não serem tão importantes ou não contribuírem para os objetivos finais, só devem ser cumpridas após as prioridades.
Como priorizar tarefas
A Harvard Business Review sugere uma forma de priorizar eficientemente com base no princípio de Pareto. O método consiste em escrever as seis prioridades do dia e riscar as últimas cinco. A primeira coisa a se fazer, pela manhã, é trabalhar nesta atividade prioritária por 90 minutos, evitando distrações.
Se a técnica da HBR parece difícil por pressupor uma priorização radical, a revista de negócios Inc. aconselha uma outra, que pode facilitar eleger o que é importante.
De acordo com a Inc., o primeiro passo é determinar o nível de esforço (de 1 a 10) e de resultados positivos (de 1 a 10) em cada tarefa de uma lista. Em seguida, estipular o grau de prioridade (de 1 a 10), dividindo o número de esforço pelo de resultado. Por exemplo:
Tarefa 1: Escrever relatório
Esforço = 10
Resultado = 2
Prioridade = 5
Tarefa 2: Preparar apresentação
Esforço = 4
Resultado = 4
Prioridade = 1
Tarefa 3: Ligar para cliente
Esforço = 1
Resultado = 10
Prioridade = 0.1
Dessa forma, a primeira tarefa a se fazer é a 3, a 2 é a segunda e a 1 é a última.
