Egberto Santana
Publicado em 12 de novembro de 2025 às 10:00h.
Em um mundo cada vez mais digital e acelerado, encontrar formas de otimizar o tempo e organizar o fluxo de trabalho se tornou essencial. As ferramentas de produtividade são grandes aliadas nesse processo — desde o planejamento de tarefas até o controle do foco e automação de atividades repetitivas.
Neste artigo, você vai conhecer cinco ferramentas práticas e testadas que podem transformar sua rotina profissional.
Organização e planejamento: Trello e Notion
Manter uma rotina organizada é o primeiro passo para melhorar a performance no trabalho.
Trello e Notion são dois apps versáteis que ajudam tanto equipes quanto profissionais individuais a planejarem melhor o dia a dia.
Trello
Ideal para quem trabalha com gestão de projetos ou tarefas em equipe. Com um sistema de quadros, listas e cartões, o Trello facilita a visualização do progresso de cada atividade. É possível adicionar prazos, etiquetas e responsáveis, tornando a colaboração simples e transparente.
Exemplo prático: uma equipe de marketing pode criar um quadro para cada campanha, com etapas como “planejamento”, “produção” e “publicação”.
Notion
Já o Notion se destaca pela flexibilidade e personalização. Ele permite criar bancos de dados, notas, listas e wikis em um único espaço. É ótimo para quem deseja centralizar informações e eliminar a dispersão entre vários apps.
Dica: profissionais autônomos podem usar o Notion como agenda pessoal, diário de tarefas e repositório de ideias.
Leia tamém: Ferramentas digitais para organizar estudos, projetos e tarefas
Gestão de tempo e foco: Forest e RescueTime
Saber como o tempo é gasto é crucial para aumentar a produtividade. E aqui entram duas ferramentas que unem tecnologia e ciência do comportamento.
Forest
O app gamifica o foco. Ao iniciar uma tarefa, você “planta uma árvore virtual” que cresce enquanto você se mantém concentrado. Se sair do app para acessar redes sociais, a árvore morre — um incentivo divertido e eficaz para manter a atenção.
Os usuários relatam ganhos de foco em tarefas que exigem concentração profunda, como leitura, escrita ou programação.
RescueTime
Voltado para quem quer entender seus hábitos digitais, o RescueTime monitora o uso do computador e aplicativos, gerando relatórios automáticos sobre onde o tempo é investido.
Com base nesses dados, é possível ajustar prioridades e eliminar distrações.
Após uma semana de uso, muitos profissionais descobrem que gastam horas com tarefas não essenciais — o primeiro passo para uma gestão de tempo mais estratégica.
Automação e integração: Zapier
Quando se fala em produtividade, automatizar processos é um divisor de águas.
O Zapier conecta diferentes aplicativos e cria fluxos automáticos de trabalho (os chamados zaps). Isso significa que você pode, por exemplo, integrar o Trello ao Google Sheets ou ao Slack, sem precisar de programação.
Por exemplo, toda vez que uma tarefa for concluída no Trello, o Zapier pode registrar automaticamente o progresso em uma planilha e enviar uma notificação à equipe.
Resultado: menos tempo gasto em tarefas repetitivas e mais foco em atividades estratégicas.
Saiba mais: 5 Ferramentas de gestão de projetos para usar no trabalho
Como escolher a ferramenta ideal para você
Com tantas opções disponíveis, a melhor ferramenta é aquela que se adapta ao seu perfil profissional e às demandas do dia a dia.
Use este checklist antes de decidir:
| Critério | O que avaliar |
|---|---|
| Objetivo | O que você deseja otimizar: foco, organização, tempo ou automação? |
| Facilidade de uso | A interface é intuitiva e se adapta à sua rotina? |
| Integrações | O app se conecta a outras ferramentas que você já usa? |
| Planos e preços | Há versão gratuita suficiente ou é preciso investir em recursos premium? |
| Compatibilidade | Funciona bem em desktop, mobile e web? |
Adotar as ferramentas certas pode representar um salto de eficiência e equilíbrio no trabalho. Trello, Notion, Forest, RescueTime e Zapier se complementam e ajudam a organizar tarefas, controlar o tempo e automatizar processos — libertando você para focar no que realmente importa.
Se quiser se aprofundar nas tendências sobre performance e inovação no trabalho, ouça o podcastdo MIT Technology Review, sobre como os profissionais ao redor do mundo estão lidando com a performance no trabalho em meio a inserção da IA em suas rotinas.
FAQ – Perguntas Frequentes
Quais as melhores ferramentas para aumentar a produtividade no trabalho?
Trello, Notion, Forest, RescueTime e Zapier são opções eficazes para organização, foco e automação.
Como escolher uma ferramenta de produtividade?
Avalie suas necessidades, funcionalidades e facilidade de uso para o seu perfil profissional.
Ferramentas de produtividade são gratuitas?
Sim, muitas possuem planos gratuitos com funções básicas e versões pagas com recursos avançados.
Posso usar várias ferramentas ao mesmo tempo?
Sim, mas o ideal é integrá-las para evitar sobrecarga de informações.
Ferramentas de automação realmente ajudam no dia a dia?
Sim, elas reduzem tarefas manuais e liberam tempo para atividades estratégicas.