Ter um plano de ação e saber aonde você quer chegar é fundamental antes de começar qualquer projeto. Afinal, ele funciona como um mapa, e é considerado a melhor maneira de transformar um objetivo abstrato em uma realidade atingível. Assim ele torna esse caminho mais seguro e factível.
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Bastante utilizado nas empresas para atingir metas, o plano de ação é útil para que você torne realidade aquela grande ideia ou o projeto com que tanto sonha, ou até mesmo para que algumas tarefas possam ser desempenhadas de maneira mais organizada no seu dia a dia.
A seguir, mostramos os cinco passos para você montar o seu plano de ação e ainda disponibilizamos um modelo para download:
Baixe um modelo de plano de ação
Como criar um plano de ação?
Em suma, um plano de ação consiste na quebra de uma meta em objetivos acionáveis e passos para alcançá-los.
# Perguntas para um plano de ação
Você anda planejando suas ações? Pensar nas etapas é o primeiro passo para formular seus planos e os seguintes questionamentos vão te ajudar a refletir sobre seu próprio planejamento e entrar nesse mindset:
- Você coloca no papel o caminho a ser percorrido até chegar ao seu objetivo ou apenas o visualiza mentalmente?
- Sobre os recursos disponíveis: você procura calcular onde irá aplicá-los a cada etapa ou possui uma estimativa global?
- Ao estipular os seus objetivos, você prefere sonhar alto ou prioriza metas atingíveis?
- Você determina quem será o responsável por cada tarefa ou deixa que várias pessoas respondam por ela?
- Você valoriza os resultados intermediários ou está só preocupado em alcançar a meta final?
# Como criar o seu plano de ação em 3 passos
Com as premissas do plano de ação entendidas – e feitas as reflexões sugeridas acima -, você pode criar o seu. Os passos abaixo são básicos:
1° Passo: escreva a meta a alcançar e quebre-a em objetivos menores.
2° Passo: liste as ações necessárias para cada um dos objetivos.
3° Passo: aponte prazos para que cada uma das ações, objetivos e meta estejam completos.
5W2H: modelo de plano de ação japonês
Outra opção é utilizar um dos modelos que já existem. Um dos mais conhecidos é o 5W2H, que foi criado no Japão por profissionais da indústria automobilística em estudos sobre qualidade.
Ele se baseia no preenchimento de alguns critérios, que explicamos abaixo:
5W:
1. What (o que será feito?)
2. Why (por que será feito?)
3. Where (onde será feito?)
4. When (quando?)
5. Who (por quem será feito?)
É necessário questionar exaustivamente o porquê dos seus objetivos e ações. Assim, um bom plano deve deixar claro tudo o que deverá ser feito (“What”?) e quando (“When”?). Na hora de definir essas ações, pense em verbos no infinitivo, como reunir, solicitar, obter, enviar… Ainda assim, não inclua ações da rotina, como “responder emails”.
Da mesma forma, na hora de estabelecer prazos, busque quebrar as ações de longo prazo em outras menores, para facilitar o acompanhamento e a medição do seu progresso. Lembra da analogia da escada?
Baixe seu modelo de plano de ação 5W2H
O ideal é fazer pelo menos uma avaliação mensal de como o seu plano está indo. Assim, se uma ação vai levar três meses para ser executada, divida essa ação em ao menos três etapas que demonstrem o que deve ser feito a cada mês para verificar o seu progresso.
2H:
1. How (como será feito?)
2. How much (quanto vai custar?)
É necessário ter alguma clareza sobre como as ações vão ser realizadas e qual o custo envolvido. Em planos de ação mais simples, esses campos acabam sendo redundantes e podem ser dispensados. Para projetos maiores, no entanto, são fundamentais!
Dicas para um bom plano de ação (e para a execução)
Quer saber o que compõe um plano de ação realmente eficaz? Estabelecer uma meta realmente clara e palpável.
No vídeo acima, você entende a mentalidade necessária para que ele dê certo e como a clareza de objetivos pode deixar tudo mais fácil. Em seguida, confira o passo a passo para criar seu próprio plano de ação e medir seu progresso.
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1. Elabore o plano de ação do princípio
Por mais que sua ideia ainda pareça inicial, desenvolver o plano de ação te ajuda a ter uma noção mais geral daquele projeto. Muitas pessoas sonham alto e possuem inúmeras ideias, mas seguem repetindo os mesmos erros na hora da execução.
Por isso, além dos objetivos finais, estipule os recursos, tempo e dinheiro necessários antes de colocar a mão na massa. Se o planejamento é feito no início do trabalho, fica mais fácil fazer uma análise retroativa do percurso.
2. Saiba estratificar
O plano de ação nada mais é do que uma sequência cronológica de ações necessárias para atingir um certo objetivo.
Assim, é importante saber quebrar ambições maiores em tarefas menores e pontuais – elas serão a base do seu planejamento. Esse momento é chamado de “estratificação”.
Pense, por exemplo, na analogia da escada: é necessário definir quais os degraus que conduzirão ao seu grande objetivo. Sem essa percepção de quais são as tarefas mais imediatas, é provável que você nunca saiba como chegar mais perto de um objetivo ambicioso.
3. Ponha o plano de ação no papel (ou no computador)
Quando estamos empolgados com algo, nossa cabeça não para e esse turbilhão de ideias pode não obedecer alguns processos importantes para se alcançar o objetivo.
Defina o Ponto A (onde você está) e o Ponto Z (onde você quer chegar) e vá completando o espaço existente entre esses pontos com as tarefas a serem desempenhadas.
Algumas podem ser simultâneas, outras precisam da execução da anterior. Mas colocar no papel e deixar registrado para futuro acompanhamento é essencial. Esse processo irá te obrigar a ser mais concreto e ainda conectará as ideias em uma sequência lógica.
4. Saiba medir seu progresso
Para se alcançar grandes feitos, pequenas atitudes podem fazer a diferença. Por isso, é importante que seu plano esteja desmembrado em pequenos passos, para que você possa acompanhar seu progresso.
Para cada pequeno passo, estabeleça os recursos a serem investidos, os responsáveis pela execução e os prazos. Assim você saberá onde gastou mais do que o previsto e os gargalos que atrapalham seu projeto.
5. Fique esperto (get SMART)!
As letras que compõem a palavra SMART (esperto, em inglês) ajudam você a criar objetivos que possam ser alcançados. Para um plano de ação excelente, cada etapa a ser cumprida deve ter as seguintes características:
- S: “specific” (específico)
- M: “measurable” (mensurável)
- A: “achievable” (realizável)
- R: “realistic” (realista)
- T: “timely” (oportuno)
Aliás, essa ferramenta costuma ser associada a Peter Ducker, considerado um dos fundadores da Administração moderna, e sua “administração por objetivos”. É algo que pode te ajudar a entender melhor as próprias metas e quando elas precisam ser cumpridas.
Com o passar do tempo, alguns autores acrescentaram novas letras e critérios ao tradicional SMART, e que também podem te ajudar a pensar melhor na hora de especificar os seus objetivos.
Conheça as metas SMART e aprenda como usá-las para alcançar objetivos
Existe, por exemplo, o SMARRT, que ganha um novo “R”, para “Relevance” (Relevância), e se refere a objetivos que também tenham um impacto e sejam importantes em um contexto mais amplo.
Além disso, temos também o SMARTER, que tem um “E” (Evaluated) e um “R” (Reviewed) a mais, para reforçar que nossos objetivos também devem ser sempre avaliados e revistos.
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