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Para evitar a sensação de que a pilha de afazeres só cresceu ao longo do dia, organização é essencial. E para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de estruturar seu dia.
O tópico de hoje é algo que pode ajudar a tornar mais eficiente a sua rotina diária: a Matriz de Eisenhower, nomeada em homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, que pode ajudá-lo na priorização de tarefas.
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Os quadrantes da Matriz de Eisenhower – uma matriz de prioridades:
A ferramenta é dividida nos seguintes quadrantes:
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- Importante e urgente: ou seja, faça imediatamente.
- Importante, mas não urgente: boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo.
- Urgente, mas não importante: como fazer ligações, e-mails e reuniões.
- Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas.
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Importante ou urgente: entenda a diferença
Para utilizar a matriz da melhor maneira, é preciso entender primeiro a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes. Importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.
Já as urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).
Também há tarefas urgentes que você pode delegar para outra pessoa de sua equipe, caso você trabalhe em um grupo ou tenha assistentes e colegas que podem tirar isso do seu prato.
Às vezes, claro, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-feira se aproxima.
Caso seja necessário, é possível dar um nível de prioridade para cada tarefa, que vai de 1 (mais prioritária e seu foco) a 4 (menos prioritária). Não é uma ciência exata: é você que decide qual peso cada uma delas tem.
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Matriz de Eisenhower: fluxo contínuo
O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.
Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.
Atenção à produtividade
Por fim, lembre-se que interrupções, sejam elas uma conversa com um colega, uma reunião desnecessária ou checar constantemente o celular, custam caro à produtividade.
Você pode combinar a matriz de Einsehower com alternativas para gerenciar melhor seu tempo e realmente enfrentar suas tarefas, como aplicativos Pomodoro (uma técnica que reserva blocos ininterruptos de 25 minutos), estabelecer horários para checar e-mails e mesmo sair da internet por um dado período todos os dias.
Outra coisa que atrapalha o rendimento é esquecer de cuidar de si mesmo. Exercitar-se todos os dias, meditar, fazer intervalos curtos para recuperar a energia e mesmo se alimentar melhor – comidas como chá verde, iogurte e banana ajudam – podem fazer uma grande diferença em sua rotina.
