Se o dia passa e parece que você não cumpriu tudo que precisava – ou não deu nenhum passo em direção aos seus objetivos – pode ser que suas horas estejam sendo consumidas por pequenas distrações. Não se engane: elas se acumulam e se tornam grandes responsáveis por tirar seu foco do que realmente importa.
“Você precisa atribuir valor ao seu tempo. Como você o utiliza tem um enorme impacto na sua capacidade de ser bem-sucedido”, afirma Deep Patel, autor de dois livros premiados sobre empreendedorismo e negócios, em um artigo no site Entrepreneur.
O especialista dá 11 dicas para você usar seu tempo com mais sabedoria e, finalmente, cumprir o que precisa e evoluir em direção ao que sonha. Confira suas lições na tradução do Na Prática.
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Como você está perdendo tempo – em vez de fazer o necessário para ser bem-sucedido
1. Multitasking
Tentar fazer mais de uma coisa de cada vez diminui sua produtividade. O cérebro humano não é projetado para ser multitarefa, ele precisa desacelerar enquanto alterna, e isso o torna menos eficiente.
Na prática, você está essencialmente mudando entre duas tarefas sem se concentrar em nenhuma delas. Portanto, elas não serão cumpridas com atenção e o máximo da sua capacidade. Concentrar-se em uma coisa de cada vez tornará você mais eficaz: melhores resultados com menos erros.
2. Abrindo muito o e-mail
O e-mail pode ser um dos maiores sugadores de tempo. Toda vez que você recebe um alerta de que tem uma nova mensagem, sua concentração se quebra. Depois, há respostas a e-mails inúteis ou tentativas de encontrar o e-mail certo em uma caixa de entrada desorganizada.
Tente definir horários predeterminados para verificar seu e-mail, como uma vez pela manhã, uma à tarde e outra à noite. Não cheque as novas mensagens até que você tenha concluído sua tarefa mais importante do dia. Dessa forma, mesmo que o e-mail distraia, você realizou o que precisa.
3. Utilizando as redes sociais sem objetivo
As redes sociais podem ser uma grande distração quando utilizadas para fins pessoais, mas também pode ser um desperdício de tempo quando você precisa usá-las profissionalmente. Mesmo assim, quando usadas de maneira eficaz, podem ajudar a impulsionar seu negócio e aumentar as vendas ou o alcance do marketing.
Então, como qualquer outra ferramenta, é preciso saber como usá-la efetivamente. Ler artigos aleatórios ou fazer pesquisas inúteis é muito fácil. Primeiro, você precisa identificar como as mídias sociais podem beneficiar melhor sua empresa e manter o foco enquanto a usa.
Em segundo lugar, pare de verificar obsessivamente a atividade (sua e dos outros) – isso vale para negócios e uso pessoal. Fazer isso está acabando com seu foco e seu tempo e te impedindo de ser bem-sucedido no que quer alcançar.
4. Fazendo reuniões pouco produtivas (ou sem sentido)
Reuniões são indispensáveis para compartilhar informações e tomar decisões importantes, mas podem ser vistas como perda de tempo se não utilizadas de maneira eficaz. O problema não é apenas o tempo gasto sentado; também é todo o tempo necessário para se preparar, além de enviar e ler e-mails sobre o encontro.
De acordo com um relatório, as reuniões improdutivas custam às empresas cerca de 37 bilhões de dólares por ano. Então, se você se encontrar afundado em reuniões, procure maneiras de recuperar seu tempo. E certifique-se de que elas tenham agendas e um moderador que as mantenha focadas. Confira mais dicas do Na Prática para elas serem produtivas aqui!
5. Mantendo o ambiente de trabalho desorganizado
Sua mesa está cheia de notas e pedaços de papel? A área de trabalho do seu computador é uma bagunça de arquivos aleatórios cobrindo completamente sua imagem de plano de fundo?
Se for assim, há uma boa chance da desorganização desperdiçar seu tempo dificultando a localização de qualquer coisa (além de fazer com que você pareça menos profissional). É hora de organizar sua estação de trabalho. Quando tudo tiver um lugar, você sempre conseguirá coletar as informações necessárias rapidamente para passar para a próxima etapa das tarefas.
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6. Socializando demais
Há uma linha tênue entre promover um ambiente de trabalho amistoso e agradável e perder horas com colegas de trabalho que são muito conversadores. Não há nada de errado em socializar; ninguém quer passar o dia inteiro em silêncio. Porém, se você não for cuidadoso, é fácil perder tempo valioso de trabalho interagindo.
Usar fones de ouvido enquanto está tentando se concentrar pode ajudar. Não tenha medo de dizer aos outros que está ocupado e precisa manter o foco. Você sempre pode checar se eles querem almoçar ou sair depois do expediente, mas tente proteger seu tempo de trabalho apenas para isso – trabalhar.
7. Evitando procurar esclarecimentos
Você é encarregado de uma grande tarefa. É uma ótima oportunidade de mostrar suas habilidades. Depois de começar, você percebe que não sabe exatamente como deve ficar o produto final.
No entanto, em vez de buscar esclarecimento pegando o telefone ou enviando um e-mail, você continua e diz a si mesmo que consegue descobrir sozinho. Isso é um grande desperdício de tempo porque você está deixando o orgulho dominar suas ações.
Se tiver dúvidas ou não tiver certeza de como proceder com uma tarefa, coloque seu ego longe e obtenha as informações necessárias – o quanto antes – para ser produtivo e eficaz.
8. Cedendo muito às distrações online
Não há nada que distraia mais do que ter uma fonte ilimitada de informações, entretenimento, compras e diversão na ponta dos dedos. Existem várias estratégias para evitar as distrações online. Se você sabe que tem alguma fraqueza em determinados sites, bloqueie-os para eliminar as tentações.
Tente definir um temporizador por determinados períodos – comece com 20 minutos e vá até 45 minutos ou uma hora. Mantenha o foco completamente no trabalho por esse tempo definido e se recompense com uma pausa (mais curta). Uma das técnicas mais famosas com base nessa premissa é a Pomodoro.
Mas mesmo que você esteja determinado a usar a internet apenas para fins de trabalho, é fácil desviar de uma coisa para outra, fazendo uma pesquisa, por exemplo. Por isso, certifique-se de estar sempre concentrado em obter as informações que você precisa, e nada mais que isso.
9. Fazendo muitas pausas
As 15 horas o marasmo bate e você começa a procurar um estimulante – um pequeno lanche ou café. O problema é que você acaba demorando e não consegue ter foco de novo. É aí que essa pequena pausa pode se tornar uma grande perda de tempo.
Comer sem prestar atenção não é saudável para começar, especialmente se você não é cuidadoso com o tipo de comida, como muito café ou refrigerante. E, principalmente, fumar. Se você precisar de uma pausa para limpar a cabeça, tente dar um passeio rápido pelo escritório. É mais saudável e pode dar um impulso à sua mente para se concentrar no trabalho.
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10. Ignorando seu cansaço mental
Estamos trabalhando mais horas do que nunca. O efeito geral é que muitas vezes estamos muito cansados para nos concentrarmos e acabamos perdendo mais tempo. Se você está constantemente exausto, fica mais vulnerável à distração e provavelmente achará mais difícil se concentrar.
Se você não estiver preparado, mentalmente, para fazer um bom trabalho, grandes chances de não ser bem-sucedido na tarefa. Faça um favor a si mesmo e torne o sono uma prioridade. O tempo que você gasta descansando vai recompensar quando você estiver acordado e pronto para enfrentar o mundo.
11. Não tendo metas claras para se motivar
De todos os itens desta lista, este pode ser o mais prejudicial a longo prazo. Se você não tem um plano geral e metas sólidas, pode acabar perdendo seu tempo. Para ser bem-sucedido, precisa manter sua motivação e ter uma ideia clara do que espera alcançar.
Sem um incentivo para manter o foco, é fácil deixar se levar um dia após o outro e nunca conseguir nada, afinal. É quando todas as outras tentações dessa lista se tornam ainda maiores e você tem mais chance de não resistir. O sucesso não vem por acaso. É preciso força de vontade e determinação. Se você não sabe qual é o plano, está apenas “chutando” e perdendo tempo.
