Há pouco mais de um ano, desde que a pandemia teve início, as reuniões de trabalho migraram para plataformas online – como o Zoom, Teams, Meet e Skype, entre outras. E se inicialmente o novo formato havia agradado por ser facilmente encaixado na agenda, agora, quando não planejadas, as reuniões podem facilmente sobrecarregar a rotina de qualquer profissional.
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Por isso, encontrar maneiras de realizar reuniões mais produtivas é fundamental, visto que muitos profissionais começam a dar sinais de esgotamento até mesmo deste formato. Sobre o assunto, o Inc reuniu 7 dicas que podem ser facilmente aplicadas.
O artigo foi originalmente publicado em inglês a partir de dicas que membros do Young Entrepreneur Council (YEC) compartilharam. Para quem precisa otimizar o tempo, a tradução feita pelo Na Prática pode ser conferida a seguir. Confira!
7 truques para reuniões mais produtivas
1. Defina um cronômetro para 30 minutos
A maioria das reuniões não precisa de mais de meia hora. Troque gentilezas mais tarde; as pessoas têm trabalho a fazer. Quando o tempo acabar, a reunião acabou. Se você não alcançou sua meta, você planejará adequadamente da próxima vez, não é?
Se o condutor do encontro permitir que todos saibam do que se trata a reunião e as expectativas com antecedência, isso garante que todos tenham tempo para pensar sobre ela e irem preparados. – Ryan Stephens
2. Sempre envie um cronograma
Envie um cronograma antes da reunião. Deixe duas coisas claras: por quanto tempo a reunião vai durar e qual tópico ela irá abranger – e se atenha a ambos. Quando todos souberem com antecedência quais tópicos serão discutidos e quanto tempo há para discuti-los, você terá um bloco de tempo muito mais produtivo. – Jonathan Long
3. Planeje cinco pontos – e cumpra-os!
Sempre que conduzo reuniões, tento anotar cinco tópicos que preciso abordar e faço um plano para cumpri-los. Se eu tiver tempo, farei uma agenda com esses tópicos e os compartilharei com todos na chamada. Não posso dizer quantas reuniões se tornaram confusas e caóticas porque as pessoas perdem o foco, mudam de assunto e apresentam itens que não são relevantes para a maioria das pessoas na chamada.
Eu mantenho minha regra de 5 pontos, pois qualquer coisa abaixo disso é mais um problema que pode ser resolvido por e-mail, mensagens ou telefone. Já qualquer coisa acima disso deve ser alocada em mais de uma reunião. – Rob Fulton
4. “Estacione” certas conversas para depois
Durante qualquer reunião, é fácil sair pela tangente. Essas tangentes nem sempre são ruins – boas reuniões e conversas estimulam novas ideias e trazem à tona pontos válidos. Para ter certeza de que ainda alcançará os objetivos imediatos da reunião, se notar que as coisas estão saindo do assunto, permita que sejam discutidas brevemente e “estacione” essa tangente para discussão no final da reunião ou para uma nova inteiramente separada. – Patrick Linton
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5. Use o tempo da reunião apenas para a tomada de decisões
A coleta de informações sempre deve ser realizada antes das reuniões. Faça perguntas às partes interessadas por e-mail e traga as respostas para as reuniões. Quando todos já estão informados, a equipe pode debater questões importantes e criar um plano de ação claro, em vez de perder um tempo precioso apenas informando a todos. – David Hassell
6. Sempre anuncie uma “pausa brusca” antecipadamente e use blocos de 25 minutos em vez de 30
Eu defino meu Google Agenda para programar reuniões em blocos de 25 minutos ao invés de 30. Isso significa que, em média, estou sendo 17% mais eficiente com meu tempo, tendo reuniões de 50 minutos em vez de 60 – ao economizar 5 minutos de cada reunião de meia hora.
Em qualquer chamada ou reunião com três ou mais pessoas, começo cada reunião dizendo: “Tenho uma pausa importante às [insira o horário de término da reunião aqui], então agradeço antecipadamente a todos que não desviarem do assunto”. Isso estabelece desde já que é importante seguir a agenda para respeitar o tempo de todos. – Brittany Hodak
7. Mude seu ambiente
Mudar o local onde você faz as suas reuniões não apenas mantém as coisas interessantes, mas também estimula novas ideias e inovação. Proponha para a sua equipe para fazer o mesmo e você verá uma conversa menos bocejante e mais interessante e envolvente.
Se a sua reunião está apenas sendo utilizada para repassar algumas coisas novas, não perca seu tempo fazendo uma reunião formal de toda a empresa. Pegue os poucos indivíduos específicos de que você precisa e proponha essa mudança simples. – Miles Jennings
