Como CEO do Evernote, um dos aplicativos de organização pessoal mais conhecidos do mundo, Chris O’Neill considera que é seu trabalho ajudar os outros a controlar excesso de informação e gerenciar o tempo. De fato, só com certa expertise no assunto conseguiria lidar com os nove calendários do Google que administra e suas mais de 10 mil notas no Evernote.
Em um texto publicado no site Fast Company, Chris explica como se organiza e se mantém produtivo – com e sem o Evernote.
#1 Atribuir um tema para cada dia da semana
Sua primeira regra é atribuir um tema para se focar em cada dia da semana. As segundas-feiras de Chris são dedicadas a lidar com os negócios do Evernote. Isso envolve reuniões semanais de liderança e conversas particulares com os membros do time para resolver problemas e discutir ideias de como inovar ou desenvolver ainda mais a companhia.
As terças-feiras são destinadas para reuniões com toda a empresa, inclusive escritórios de outras partes do mundo. Esta reunião tem objetivo de celebrar os funcionários e garantir que todos estejam na mesma página quando se trata de sua estratégia e missão a longo prazo, explica o CEO do Evernote.
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Nas quartas-feiras, ele cuida das questões de marketing. “Somos sortudos porque a maior parte do crescimento do Evernote é orgânica e acontece a partir do boca a boca”, diz. Então, nas quartas, a equipe planeja como utilizar o feedback dos usuários para criar novas medidas.
Produto e recrutamento são os temas das quintas-feiras. Nestes dias, Chris analisa a fundo os produtos e o progresso da empresa. Além disso, participa dos processos de recrutamento, encontrando candidatos e se reunindo com o setor de recursos humanos.
Por último, suas sextas-feiras são dedicadas para todas as tarefas que não conseguiu cumprir durante os outros dias. O dia também é utilizado por Chris para refletir e se preparar para a semana seguinte.
“Claro, eu sei que haverá momentos em que eu sairei do trajeto – isso está fadado a acontecer. Mas organizar minha semana tematicamente pelo menos me dá um plano para seguir.”
#2 Planejar e priorizar (com ajuda de calendários)
Chris conta com nove calendários do Google – integrados ao Evernote -, um para cada aspecto de sua vida: alguns são para trabalho, outros para viagens, obrigações pessoais e até o cronograma dos seus filhos.
Embora não seja regra ter tantos calendários quanto o CEO do Evernote, eles cumprem uma função importante: ajudam a visualizar metas, priorizar tarefas e garantir tempo suficiente para todas as atividades do dia a dia.
#3 Não deixar os e-mails ditarem o dia
“Já foi dito que a caixa de entrada do seu e-mail é a lista de tarefas que outras pessoas escrevem para você, acho que isso realmente é verdade.”
Uma das regras de Chris é tentar evitar olhar seu e-mail pela manhã. Em vez disso, a primeira coisa que ele faz é consultar sua lista de tarefas que escreve na noite anterior. Essa lista contém suas três prioridades para o dia, em ordem de importância. Assim que começa a trabalhar, tenta resolver o problema mais difícil, que requer mais energia e criatividade.
Para checar seu e-mail, o que faz apenas duas vezes por dia, utiliza o método de gestão de tempo Getting Things Done. Além disso, ele programa filtros automáticos que arquivam os e-mails nas pastas certas, para organizar sua visualização.
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Duas regras que o CEO utiliza para lidar com seus e-mails:
- Se leva dois minutos ou menos para resolver, ele o faz imediatamente.
- Quando demora mais que dois minutos, encaminha a alguém do seu time ou envia para seu Evernote para resolver mais tarde.
#4 Realizar o mínimo de reuniões possível
Chris acabou com as reuniões de atualização programadas que costumavam ser realizadas a cada duas semanas na empresa. Atualmente, atribui o limite de oito pessoas por reunião e deixa claro que sem uma ordem do dia sobre o assunto e objetivo, não comparece.
“Acredito que não existe uma pessoa inerentemente produtiva ou improdutiva – há apenas métodos que melhoram a qualidade do seu trabalho ou não. A chave é encontrar a combinação certa para você”, aconselha, por fim, o CEO do Evernote.
