Seja em um processo seletivo ou mesmo no contexto profissional, é comum a necessidade de fazer a resolução de problemas em grupo. Em situações como essas, para além da colaboração em equipe, é necessário fazer uma boa gestão de tempo e saber se organizar para chegar à melhor solução.
Afinal, ao precisar atuar com outras pessoas, terá que lidar com diferentes personalidades, ritmos, estilos de trabalho, entre tantas outras particularidades que cada pessoa pode apresentar. E uma vez que o resultado não depende unicamente de você, estar munido de técnicas de problem solving poderá ser um diferencial – e também um caminho para uma solução eficaz.
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Aqui, no Na Prática, já falamos das soluções das três maiores consultorias estratégicas do mundo, que por atuarem nos mais diferentes cenários – áreas, setores, indústrias, mercados –, dependendo dos clientes, precisam de metodologias que combinem flexibilidade e eficiência. Mas essas não são as únicas opções.
Outra técnica pode ser aplicada em diferentes situações de resolução de problemas é a metodologia 8D. Autoexplicativo, o nome é baseado em oito disciplinas que buscam a melhoria contínua, levando em conta o trabalho em equipe. A sua aplicação é bastante simples e pode ser conferida a seguir.
Metodologia 8D na resolução de problemas em grupo
A metodologia 8D foi desenvolvida em meado dos anos 1970 e tornou-se popular ao ser amplamente usada pelo Ford Motor Company. O objetivo é identificar o problema e tratá-lo de maneira eficaz, garantindo uma melhoria contínua.
Dentro da companhia, a aplicação deste método era feita com pessoas de diferentes setores. Permitindo, assim, uma visão mais ampla, diversificada e, também, o trabalho em equipe e engajamento. Não por acaso, ela pode ser usada em dinâmicas de grupo – seja em processos seletivos ou outros tipos de atividades.
Veja como o passo a passo é de fácil aplicação:
D1: Formação de equipe
A construção da equipe, a depender do contexto, poderá ser algo fora do seu controle. Apesar disso, se todos realmente estiverem interessados em alcançar a melhor solução, isso não será um problema. Muito pelo contrário, já que contribuirá com diferentes pontos de vistas.
Nesta etapa, aliás, é ideal que cada membro da equipe se responsabilize por contribuir com alguma das etapas, processos ou execução de uma tarefa. Quanto mais horizontalizado, maior será a participação e engajamento.
D2: Descrição do problema
Outro ponto importante na metodologia 8D é que todos do time tenham ciência sobre o que se trata o problema e, ainda, quais efeitos ele causa. O intuito é garantir a visão mais ampla e analítica da questão de todos os membros.
Para fazer a descrição do problema de maneira eficaz, é possível fazer uso de um modelo japonês de plano de ação. O chamado 5W2H se baseia no preenchimento de alguns critérios, que auxiliam em uma descrição objetiva.
5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando?)
- Who (por quem será feito?)
2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
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D3: Contenção do problema
Ainda é cedo para definir uma solução permanente, porém, até lá, é preciso mitigar os possíveis danos. Trata-se, deste modo, de uma espécie de plano provisório de resolução de problema. Apesar disso, ainda que não seja algo definitivo, precisa ser eficiente e capaz de ao menos momentaneamente garantir uma redução dos danos.
D4: Identificação das causas raízes
Enquanto isso, é importante definir qual é a causa raiz do problema para, assim, definir uma solução definitiva. Algumas das ferramentas que podem ajudar, novamente, é o 5W2H ou mesmo o diagrama de Ishikawa – também conhecido como diagrama de causa e efeito ou espinha de peixe. Para organizar as ideias e a participação de todos, é possível fazer uso de uma planilha de brainstorming.
D5: Escolha da solução e verificação
É hora de escolher uma solução, aplicar e avaliar se foi (ou será) eficaz. Se o grupo estiver participando de uma dinâmica, onde o problema é hipotético, é interessante buscar informações que embasem as decisões. Afinal, ele precisa ser factível.
Apesar disso, nesta etapa da metodologia 8D, não é um problema perceber que a solução pensada não é a melhor. Justamente, esse será o momento de testar quais alternativas são boas e aplicáveis ou mesmo inviáveis.
D6: Aplicação de uma solução permanente
Lembra da solução provisória feita na etapa D3? É hora de colocá-lo de lado e aplicar a resolução definitiva do problema. Embora seja nomeada como “permanente”, é preciso fazer o acompanhamento e garantir que os problemas foram resolvidos.
Caso o problem solving seja um caso hipotético, proposto em uma dinâmica, sabemos que esse tipo de acompanhamento poderá não ser possível. Neste caso, novamente, é interessante se basear em informações e dados concretos para fazer projeções.
D7: Adoção de medidas preventivas
Embora resolvido, é necessário estabelecer uma gestão de riscos. Afinal, novos problemas (ou o antigo) podem retornar. Nesta etapa, é importante garantir uma cultura na equipe que siga buscando por melhorias e atenção ao surgimento de possíveis novas questões.
D8: Comemore os resultados
Por fim, após o trabalho árduo, é hora de comemorar. E, além disso, reconhecer o desempenho e dedicação de toda a equipe. Afinal, foi graças ao esforço de cada um que o objetivo foi alcançado.
Para quem está fazendo a resolução de problemas com uma equipe a qual já atua, a metodologia 8D estimula o engajamento da equipe. Numa situação de processo seletivo, esse é o momento ideal para fazer aquele networking.
