Problemas com produtividade, falta de foco e procrastinação são dificuldades comumente citadas quando o assunto é trabalhar de casa. O modelo de trabalho remoto já é uma realidade para muitos profissionais que precisam aprender a lidar com a gestão de tempo no home office. Agilista da empresa de papel e celulose Suzano, Lucas Fimiani compartilha algumas dicas de como garantir bons resultados e um alto rendimento de profissionais que trabalham de casa.
Desafios da gestão de tempo no home office
Como profissional responsável por promover a implementação de metodologias ágeis, Lucas enxerga dois grandes desafios em relação ao home office. O primeiro é liderar de forma efetiva. Já o segundo envolve definir a relação entre autonomia e comunicação.
“Trabalhando à distância, os líderes devem se preocupar em fazer a gestão do fluxo de trabalho, ao invés de focar nas pessoas especificamente. Deste modo, é possível ter uma visão mais agnóstica do que está acontecendo e garantir que ninguém fique sobrecarregado. Para isso, é importante que a liderança incentive a troca de experiências e invista na multidisciplinaridade”, defende.
Work in progress
Com um foco estabelecido no fluxo de trabalho, as equipes precisam organizar a gestão de tempo. Uma das ferramentas indicadas por Lucas para garantir a otimização da entrega de tarefas é o WIP. A sigla se refere ao termo em inglês work in progress, que pode ser traduzido como “trabalho em andamento”. “Quanto maior é seu trabalho em andamento, mais tempo você demora para entrar uma atividade. Portanto, incentivo a liderança controlar o WIP dos times. Além de diminuir o tempo de entrega, o nível de qualidade também costuma aumentar.”
Todo esse pensamento, segundo ele, foi baseado na Lei de Little, uma teoria publicada em artigo dos anos 60, por John Little, que continua extremamente atual. Basicamente, ela estabelece que “o número médio de itens de trabalho em um sistema estável é igual à sua taxa de conclusão, multiplicado pelo tempo médio no sistema.” Ou seja, que é preciso controlar a taxa de “começos” de atividades enquanto não se termina as outras, que já estão “no sistema” de trabalho.
Trabalhando a responsabilidade e a comunicação
Tendo várias pessoas distantes umas das outras, pode ser difícil acompanhar o trabalho de uma equipe e formular processos para a gestão de tempo no home office. Contudo, Lucas analisa que estratégias mais tradicionais de comando e controle não otimizam o potencial dos profissionais que trabalham à distância. “Inclusive, essas abordagens podem ser prejudiciais em ambientes de trabalho remoto. Minha sugestão é que os gestores mantenham uma comunicação clara com seus colaboradores, tenham o propósito e objetivos alinhados com todos os membros da equipe e aumentem a autonomia do time na busca por soluções melhores”, recomenda.
O agilista aponta que a Suzano acredita que investir tempo na comunicação clara e transparente com a equipe leva o trabalho remoto para o próximo nível. Mas alguns cuidados são necessários. A principal orientação é: prestar atenção ao imediatismo para não interromper constantemente os colegas. Para tal, os colaboradores evitam usar ferramentas que estimulem isso, como o Whatsapp. Preferencialmente, a comunicação ocorre por comentários em fóruns ou quadros de mensagem no Teams. Além disso, reuniões diárias com o time ajudam o grupo a atualizar o progresso e trocar feedbacks. E, em caso de urgência, ligações são sugeridas.
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De forma simultânea, os líderes precisam estimular a autonomia e confiar no time, criando bons desafios para os profissionais. Para isso, também é preciso muita troca. Afinal, todos ainda estão aprendendo a lidar com novo cenário. Tendo isso em mente, na Suzano, diariamente as equipes realizam uma reunião para alinhar o que foi feito no dia anterior, o que será feito no dia atual e se estão com algum problema, que precisa de atenção. Após alguns dias, o time se reúne para apresentar o trabalho que realizou em um período de tempo determinado. Assim, os gestores conseguem acompanhar a produtividade e trocar feedbacks para promover a melhoria contínua.
Outras práticas que podem ajudar
No nível organizacional, a Suzano acredita ser extremamente importante realizar a tangibilização visual do ambiente de trabalho virtual. Tornando visível a todos a estratégia ajuda a evitar diferentes interpretações, desalinhamentos ou erros, potencializa o raciocínio e a qualidade da discussão, além de gerar prontidão para tomada de decisão ou distribuição de tarefas.
Outro fator que pode contribuir com o bom andamento do trabalho é o autoconhecimento de cada membro do grupo. “É muito importante que todos os profissionais se conheçam e entendam como a rotina dentro de casa deve se adaptar para otimizar o trabalho. Além disso, para organizar a gestão de tempo no home office no nível coletivo, utilizamos ferramentas como o Microsoft TO DO. Com ela, conseguimos ter uma visão clara de tudo que precisa ser feito e acrescentar outras funcionalidades que nos ajudam a diminuir o GAP entre o home office e o trabalho presencial”, indica.
Por fim, para quem quer estruturar ainda mais a gestão de tempo no home office, Lucas recomenda o livro “O Poder do Hábito”, de Charles Duhigg. “A maior dica é conseguir encontrar o equilíbrio entre saúde mental e trabalho. Para realizar bem o seu trabalho, você precisa estar em equilíbrio consigo mesmo. Geralmente, quando estamos dentro de casa o dia todo, não conseguimos criar uma separação entre trabalho e vida pessoal. Mas isso é extremamente importante”, finaliza.
