Desde o início da pandemia do coronavírus, para profissionais trabalhando na modalidade home office, uma prática se tornou bastante comum: as videoconferências. Contudo, a maioria dos trabalhadores não estava acostumado a usar essa ferramenta nas suas rotinas e encontraram algumas dificuldades. Tendo em mente que as videoconferências devem continuar em alta mesmo depois do fim do isolamento social, o Na Prática separou algumas dicas e itens que devem ser observados na hora de fazer uma videoconferência para se destacar da melhor forma possível.
O checklist das videoconferências
Para se sair bem em uma videoconferência, seja um reunião, entrevista ou apresentação, não basta apenas ligar a câmera e dar início. Existem alguns elementos que podem colaborar ou atrapalhar a qualidade da transmissão e impactar diretamente da efetividade da atividade. Confira alguns deles que devem ser observados:
#6 O espaço
O primeiro ponto a se levar em consideração é o local de onde você irá participar da videoconferência. A recomendação é que seja um espaço silencioso, bem iluminado, organizado e que faça com que a pessoa se sinta confortável. Além disso, o plano de fundo do local tem um grande impacto na imagem visual das videoconferências, podendo distrair os outros participantes. Ele não precisa ser uma parede em branco, mas tente deixá-lo simples e harmônico com o que você pretende apresentar ou usar.
Outro ponto é que o espaço deve ter todas as ferramentas que possibilitem que a videoconferência seja realizada, como acesso à internet e tomadas próximas para que o computador ou dispositivo não fique sem bateria.
#5 A luz
Dentro das videoconferências, o apelo visual é muito grande, ainda que não seja o aspecto mais importante da prática. Por isso, é importante ter um cuidado com o aspecto geral do que será apresentado. Além do espaço, citado anteriormente, outra questão que interfere muito é a iluminação. O ideal é que a fonte da iluminação esteja à frente da pessoa que aparece no vídeo, de forma que o rosto dela esteja totalmente iluminado. Isso impacta na forma como as outras pessoas irão receber a sua mensagem.
Evite ambientes escuros e se posicionar com um foco de luz em apenas um lado do rosto ou na parte de trás do corpo, criando assim sombras no rosto que podem impactar negativamente na linguagem corporal. Se possível, aproveite a luz natural proveniente de alguma janela. Nesse caso, é interessante levar em consideração o horário da videoconferência para que a intensidade do solar não se agrave ou mude de posição.
#4 A câmera
Em geral, nas videoconferências, os profissionais costumam usar as câmeras que vêm embutidas em laptops ou em celulares. Mas, nesse quesito, é importante também se posicionar no vídeo. O ideal é que o corpo não esteja nem muito próximo, nem muito longe, aparecendo dos ombros até a cabeça com um pequeno espaço de respiro na imagem. O excesso de proximidade pode ser desconfortável e muito longe pode atrapalhar a comunicação. Além disso, é interessante manter a câmera no mesmo nível dos olhos e conversar olhando para ela, como se fosse o interlocutor, para manter uma conexão com as outras pessoas presentes.
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#3 O som
Além da questão visual, é importante ouvir e ser escutado de forma clara. Uma maneira de ajudar com isso é utilizar fones e microfones. Se você tiver em um ambiente silencioso, talvez não precise. Mas às vezes, esses acessórios ajudam a cortar ruídos, retornos de voz, barulhos de digitação, ecos do ambiente e direcionar melhor o som, ainda mais se existem outras pessoas no mesmo ambiente.
Mesmo os fones simples, que vêm com o celular, possuem uma qualidade melhor do que a do computador. Outra estratégia que ajuda nas videoconferências é colocar seu áudio no mudo em momentos que você não está falando para diminuir as interferências na conversa com barulhos externos.
#2 A preparação
Além de saber qual assunto será tratado na videoconferência e providenciar informações ou ideias que possam colaborar com o desenvolvimento do trabalho, algumas outros itens antes são relevantes. Um deles é a roupa. Ainda que esteja em casa, o profissional precisa se lembrar que a videoconferência se encaixa dentro de um ambiente profissional, por tanto ele deve se vestir de acordo.
Por conta da questão do vídeo, é recomendável evitar roupas brilhantes, brancas e com listras, apostando em tons neutros. Pode parecer superficial, mas esses fatores podem influenciar as configurações de exposição automática das webcams, mudando a imagem e causando distrações. Outro ponto é selecionar uma cadeira confortável, para que você não precisa ficar todo o tempo se reacomodando na cadeira e consiga se concentrar no que está sendo dito. Além disso, para evitar problemas, deixe todos os itens acima checados e preparados pelo menos dez minutos antes do início de videoconferências.
#1 A internet
Videoconferências consomem uma grande quantidade de dados e o uso excessivo deles pode trazer problemas de conexão. Consequentemente, isso pode causar o mau funcionamento de algumas funcionalidades e criar ruídos de comunicação e desentendimentos. Isso é ainda pior para quem não mora sozinho, já que várias pessoas utilizando a internet durante longos períodos pode fazer com que a rede fique sobrecarregada.
Portanto, é importante checar a velocidade da internet antes de iniciar videoconferências. Se possível, evite realizá-las ao mesmo tempo que outras pessoas que utilizam a mesma rede de internet. Além disso, algumas medidas podem ajudar a melhorar suas conexões como posicionar o roteador corretamente, reduzindo a interferência, evitar fazer downloads de arquivos pesados e utilizar serviços de streaming (como a Netflix) durante o horário de trabalho e adicionar segurança à rede de wi-fi para que dados não sejam roubados.
